PRINCE (PRojects IN Controlled Environments – ab 1989) bzw. PRINCE2 (seit 1996) zählt zu den weltweit meistgenutzten Projektmanagementsystemen, allein in Deutschland gibt es ca. 30.000 zertifizierte PRINCE2-Projektmanager (weltweit: mehr als 250.000). Als Managementsysteme konkretisiert PRINCE2 allgemeines Wissen zu Handlungsempfehlungen. Tatsächlich wurde PRINCE ursprünglich für IT Projekte entwickelt, schon bald aber Projekt ganz anderen Typs verwendet. Die Community (im Internet) ist groß, hier kann man etwa nach Registrierung zahlreiche Templates herunterlagen: Checkpoint Report, Daily Log, Issue Register, Lessons Log, Quality Register, Risk Management Approach und weitere mehr. Auch auf nachfolgender Seite findet sich ein umfangreiches Angebot an Downloads: www.prince2.com.

Vergleicht man PRINCE2 ganz grundsätzlich mit den Agilen Methoden, die bei Softwareentwicklungsprojekten populär sind, lassen sich folgende Stärken / Schwächen ausmachen: PRINCE2 legt den Schwerpunkt auf das Lenken und Managen von Projekten, während agile Methoden den Fokus auf die Lieferebene legen. Ein IT Projektmanager hat darum einen sehr diversifizierten Methodenbaukasten, wenn er sich mit beiden Methoden vertraut macht. Im Übrigen gibt es seit 2015 auch eine Variante von PRINCE2, die sich „PRINCE2 Agile“ nennt – hierauf komme ich zum Abschluss dieses Artikels zu sprechen.

PRINCE2 erweitert im Übrigen die typischen drei (3) Steuerungsdimensionen eines Projektes (nämlich: Qualität, Kosten, Zeit) um weitere drei (3) Dimensionen. Risiko, Nutzen, Umfang.

Charakteristisch für PRINCE2 sind 7 Grundprinzipien, 7 Themen und 7 Prozesse

Grundsätzlich steht im Zentrum von PRINCE2 die Orientierung am Nutzen bzw. der Fokus auf den Business Case, was sich in der Rolle des Benutzervertreters manifestiert. Daneben gibt es weitere 8 Rollen, darunter die wichtigsten: Der Projektmanager. Der Lenkungsausschuss (Product Board), der die Gesamtverantwortung trägt. Der Executive (Auftraggeber). Der Senior Supplier (er vertritt die Interessen der Ausführenden bzw. Ersteller eines Produktes – im Rahmen eine IT Projektes: Die Softwareentwicklungsfirma).
Die starke Ausrichtung auf einen Business Case findet sich gleich als Erstes in den 7 Grundprinzipien wieder (die übrigens typisch sind für PRINCE2): Prinzip 1: Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung. Es wird also konstant überprüft, ob der Nutzen bzw. der positive ROI für das Projekt noch besteht. Die 7 Grundprinzipien bilden hier so etwas wie Leitsätze. Prinzip 2: Lernen aus Erfahrungen etabliert den gezielten Erfahrungsaustausch als Handlungsempfehlung; hieraus leitet sich auch eine stringente Dokumentationspflicht ab, so dass Erfahrungen für Folgeprojekte zur Verfügung stehen. Prinzip 3: Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten fordert jene Projektorganisation mit definierten Rollen und Verantwortlichkeiten, die im vorigen Absatz kurz beschrieben wurde (Executive, Lenkungsausschuss, etc.). Prinzip 4: Steuern über Managementphasen strukturiert ein IT Projekt (oder Bauprojekt) in verschiedene Phasen, deren Risiken, offenen Punkte, Zeitpläne jeweils stringent überwacht werden.

Prinzip 5: Steuern nach dem Ausnahmeprinzip etabliert das Eskalationsprinzip, wonach Entscheidungen der nächsthöheren Ebene erst dann erforderlich sind, wenn bestimmte Abweichungstoleranzen überschritten sind. Dies definiert einerseits den (üblicherweise relativ freien) Handlungsspielraum des Projektmanagers und entlastet andererseits die Unternehmensleitung. Prinzip 6: Produktorientierung unterstreicht, dass es sich hierbei um ein Managementsystem mit klaren Dokumentationsanforderungen handelt: Am Ende jeder Phase, jeder Aktivität steht etwa ein Statusbericht und Ähnliches, sogenannte Management-Produkte. Die Ergebnisse im eigentlichen Projekt werden Spezialisten-Produkte genannt. Und schließlich Prinzip 7: Anpassen an die Projektumgebung. PRINCE2 wird bei Bauprojekte, Softwareprojekten, Forschungsprojekten undsoweiter eingesetzt; es ist naheliegend, dass das PRINCE2-Managementsystem an die jeweils Projekt-spezifischen Charakteristika anzupassen ist (Projektumfang, Komplexität, Wichtigkeit, Leistungsfähigkeit des Unternehmens, Risikoprofil)

Kommen wir zur zweiten 7er Gruppe, den 7 Themen. Es handelt sich dabei mehr oder weniger um eine Beschreibung, wie die Grundprinzipien umzusetzen sind – also: eine Operationalisierung.

Thema 1: Business Case ist die Entsprechung des ersten Prinzips. Bezogen auf ein Softwareentwicklungsprojekt ist etwa belastbar abzuleiten, welche Geschäftsprozesse zeiteffizienter abgewickelt werden können oder wo neue Geschäftsfelder erschlossen werden können. Thema 2: Organisation. Auch dieses Thema hat seine Entsprechung in einem Prinzip, es geht um die Entwicklung einer effizienten Projektorganisation. Wer ist konkret innerhalb der Projektorganisation für was verantwortlich (Projektmanager, Teilprojektmanager, etc.). Thema 3: Qualität etabliert die erforderlichen Strukturen/Prozesse/Verantwortlichkeiten, um Qualität sicherzustellen. Über welche Metrik wird Qualität definiert? In welchen Abständen wir Qualität gemessen, wer übernimmt und dokumentiert dies? Welche Maßnahmen bei Qualitätsabweichungen werden getroffen?

Thema 4: Pläne. Hierbei handelt es sich um eine klassische Kernaufgabe des Projektmanagements; es werden verschiedene Phasen definiert, Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten/Ergebnissen analysiert und Ziele/Eskalationsschwellwerte für die 6 Steuerungsdimensionen definiert (Kosten, Zeit, Qualität und Umfang, Nutzen, Risiko). Thema 5: Risiken. Es handelt sich hierbei um eine der in PRINCE2 eingeführten Steuerungsdimensionen, die die drei (3) klassischen Steuerungsdimensionen ergänzten (Qualität, Zeit, Kosten). Was ist, wenn? Thema 6: Änderungen Ein wichtiges Thema, das die Frage betrifft, wie geht man mit (Qualitäts-)Problemen um oder mit Änderungsanträgen. Dies lässt sich sehr unterschiedlich adressieren (vergleichen wir hier etwa Agiles Projektmanagement und Wasserfallmethode: Letzere kennt die Change Requests, Scrum passt ohne Change Request das Produkt Backlog an). Und schließlich geht es bei Thema 7: Fortschritt um laufendes Projektcontrolling.

Da PRINCE2 eine prozessorientierte Projektmanagementmethode ist, spielen offenbar die 7 Prozesse eine besondere Rolle. Die Prozesse sind weitestgehend selbsterklärend, darum genügt für diese Einführung in PRINCE2 eine kurze Erläuterung für ausgewählte Prozesse. Zunächst die Übersicht: Vorbereiten eines Projekts. Lenken eines Projekts. Initiieren eines Projekts. Steuern einer Phase. Managen der Produktlieferung. Managen eines Phasenübergangs. Abschließen eines Projekts.

Die Kernaktivitäten eines Projektmanagers werden in der Phase „Steuern einer Phase“ abgebildet, das ist der in PRINCE2 am umfangreichsten beschriebene Prozess. Aktivitäten werden definiert, delegiert, überwacht, Ergebnisse an den Lenkungsausschuss kommuniziert, hier wird die Qualität überwacht sowie Maßnahmen bei Überschreiten von Toleranzgrenzen getroffen. Bezüglich der Phase „Managen der Produktlieferung“ ist nochmals zu verweisen auf die oben erläuterte PRINCE2-spezifische Definition von „Management-Produkten“ (Statusberichte, Qualitätsberichte, etc.) oder „Spezialisten-Produkte“ (eigentliche Projektergebnisse). Unter „Abschließen eines Projektes“ fällt etwa im Rahmen eines IT Projektes die Abnahme.

Was ist PRINCE2 Agile

Abschließend zu dieser Einführung in PRINCE2 will ich kurz PRINCE2 Agile einordnen, das 2015 eingeführt wurde, um innerhalb des PRINCE2 Methodenbaukastens auch agile Prinzipien nutzen zu können. Aus der Agilen Methodenwelt wurden einige Konzepte in PRINCE2 eingeführt, die etwa Scrum- und Kanban-Praktikern gut bekannt sind: Feature, User Story, Epic, Information radiator, Burn Chart, Kanban board, Stand-up meeting, Retrospective, Backlog.

Auch für die sechs (6) Steuerungsdimensionen, die charakteristisch sind für PRINCE2, bringt die Agile-Version Neuerung mit sich. Gemäß der Logik von Scrum sind die beiden Dimensionen Zeit und Kosten fest. Die Dimensionen Nutzen und Risiko sollten weitgehend stabil gehalten werden, können aber auch flexibel gehandhabt werden. Die verbleibenden zwei Dimensionen Umfang und Qualität werden als eigentlich flexible Steuerungsdimensionen betrachtet, wobei es nicht um den Qualitätsanspruch an sich geht, sondern um den Anwendungsbereich von Qualitätskriterien.

Für eine Vertiefung zu PRINCE2 empfehle ich weiterführende Lektüre, vergleiche etwa Buchkritiken zum Thema PRINCE2 bei BYTES4BIZ.

Sebastian Zang
Author

Der Autor ist Manager in der Softwareindustrie mit internationaler Expertise: Prokurist bei einem der großen Beratungshäuser - Verantwortung für den Aufbau eines IT Entwicklungszentrums am Offshore-Standort Bangalore - Director M&A bei einem Softwarehaus in Berlin.